Een zakelijke e-mailhandtekening is een belangrijk onderdeel van de professionele uitstraling van je organisatie.
Het is de digitale variant van een visitekaartje en zorgt voor een professionele positionering richting je klanten.
In deze blog kijken we naar de voordelen van een e-mailhandtekening, hoe je deze automatisch kunt instellen bij het versturen van e-mails en wat de voordelen hiervan zijn.
Voordelen van een zakelijke e-mailhandtekening
Een e-mailhandtekening biedt verschillende voordelen voor zowel jou als de ontvanger van de e-mail, namelijk
- Professionaliteit: een e-mailhandtekening zorgt ervoor dat je e-mails een professionele uitstraling krijgen en een consistente uitstraling voor het bedrijf.
- Contactgegevens: in de e-mailhandtekening kun je gemakkelijk contactgegevens opnemen, zoals je naam, telefoonnummer en adres. Dit maakt het voor de ontvanger makkelijker om contact op te nemen met jouw bedrijf.
- Marketing: de e-mailhandtekening kan je gebruiken om je bedrijf te promoten door bijvoorbeeld links naar je website of social media-accounts toe te voegen
Automatische e-mailhandtekening voor jouw medewerkers
Voor organisaties met meerdere medewerkers zijn er gemakkelijke tools om de e-mailhandtekeningen automatisch in te stellen.
Dit zorgt ervoor dat medewerkers niet zelf een e-mailhandtekening gaan invullen en staat de handtekening altijd op dezelfde wijze in de interne en externe communicatie onderaan de e-mails.
Een voorbeeld daarvan is Let Sign It. Bij Solution24 passen we deze tool toe om gebruikers de lasten uit handen te nemen en op een efficiënte en consistente wijze e-mailhandtekeningen toe te voegen aan elke e-mail.
Op een centrale plek worden de e-mailhandtekeningen van alle medewerkers gecreëerd en beheerd.
Door de synchronisatie met Microsoft 365 worden de benodigde contactgegevens voor elke e-mailhandtekening ingevuld en wordt elke interne en/of externe email verzonden met een consistente en gepersonaliseerde e-mailhandtekening die de huisstijl van de organisatie op de juiste manier uitdraagt.
Voordelen van automatisch een e-mailhandtekening instellen
Een automatische e-mailhandtekening instellen bespaart niet alleen tijd. Het heeft ook nog andere voordelen:
- Consistentie: een e-mailhandtekening staat altijd op dezelfde plaats in je e-mails, wat bijdraagt aan de consistentie van je communicatie.
- Fouten: door het automatisch instellen van je e-mailhandtekening voorkom je dat medewerkers eigen handtekeningen creëren, de e-mailhandtekening verkeerde informatie of fouten bevat.
- Efficiëntie: door het automatisch instellen van een e-mailhandtekening voor de hele organisatie wordt de efficiency in het bedrijf vergroot en draagt het bij aan de consistente van de externe communicatie.
Kies de juiste Microsoft applicatie
Het is belangrijk om te begrijpen dat de keuze tussen OneDrive en SharePoint afhangt van je specifieke behoeften en die van je team of organisatie.
Als je werkt aan een gezamenlijk project en intensief samenwerkt met anderen, dan is SharePoint waarschijnlijk de beste keuze.
Als je echter werkt aan persoonlijke projecten en documenten of een algemene plek wil hebben voor alle documenten binnen jouw organisatie dan is OneDrive een betere optie.
Het is ook mogelijk om beide diensten te gebruiken en zo het beste van beide werelden te krijgen.
Een zakelijke e-mailhandtekening is dus een belangrijk onderdeel van je professionele uitstraling en biedt verschillende voordelen, zoals het verstrekken van de juiste contactgegevens en het promoten van je bedrijf.
Door je e-mailhandtekening automatisch in te stellen met handige tools kun je tijd besparen, fouten voorkomen en zorgen voor een consistente en professionele
uitstraling.
Met een goede e-mailhandtekening draag je bij aan een positieve communicatie-ervaring voor zowel jou als je ontvangers.
Wil jij ook gebruik maken van de handige tool voor het automatiseren van de e-mailhandtekeningen in jouw organisatie met de synchronisatie van Microsoft 365?
Wij helpen je daar graag bij! Wij zorgen voor de consistentie, professionele uitstraling en efficiency, zodat jij verder kan met ondernemen!
Vraag naar de mogelijkheden: [email protected]
