Tips voor minder overvolle mailbox

Een overvolle mailbox kan een echte productiviteitskiller zijn.
Het goede nieuws is dat er met de juiste aanpak orde in de chaos gebracht kan worden.
Wij geven je een aantal tips waarmee je weer overzicht krijgt in jouw mailbox en je je kan focussen op belangrijkere zaken, zoals ondernemen!

Schakel Outlook Hulpprogramma’s In:

Outlook biedt een scala aan handige hulpprogramma’s.
Maak bijvoorbeeld gebruik van de “Snelle Stappen” functie om veelvoorkomende acties met één klik uit te voeren, zoals het verplaatsen van e-mails naar specifieke mappen of het markeren van belangrijke berichten.
Ook het instellen van regels kan helpen bij automatische organisatie.
Stel regels in voor bijvoorbeeld automatische archivering of verwijdering van specifieke e-mails.
Bijvoorbeeld, nieuwsbrieven kunnen automatisch naar een specifieke map worden verplaatst of tijdelijke meldingen kunnen direct worden verwijderd.
Dit minimaliseert afleiding en maximaliseert efficiëntie.

Een ander hulpprogramma is ‘Postvak opruimen’. Kies in Outlook Hulpprogramma’s door bestand > Postvak opschonen.
Met deze tool kan je gemakkelijk orde scheppen in oudere berichten, inzicht krijgen in te grote bestanden in ontvangen mails en de map Verwijdere items eens goed bekijken.

Nog een aantal tips om je Outlook inbox op te ruimen

Wil je jouw Outlook inbox nog verder opschonen? Overweeg dan de volgende tips:

1. Oudere items Archiveren: Oude items toch behouden? Archiveer deze dan. Zo behoud je belangrijke informatie zonder je hoofdinbox te overladen.
2. Leegmaken van de map Verwijderde Items: Zorg ervoor dat je regelmatig de map Verwijderde Items leegt om onnodige berichten te verwijderen en ruimte vrij te maken.
3. Leegmaken van de map Ongewenste E-mail: Houd je Postvak IN vrij van ongewenste e-mails door regelmatig de map Ongewenste E-mail leeg te maken.
4. Bijlagen buiten je Postvak opslaan: Bespaar kostbare ruimte in je inbox door bijlagen buiten je postvak op te slaan. Bewaar ze op een teamsite, in OneDrive of in specifieke mappen op je computer.
5. Werk met mappen: Maak mappen aan op basis van projecten, klanten of specifieke onderwerpen. Hierdoor kun je e-mails snel archiveren en later gemakkelijk terugvinden.
6. CC en BCC mails samenvoegen: Voorkom chaos in je inbox door e-mails waarin je in de CC (Carbon Copy) of BCC (Blind Carbon Copy) staat, te groeperen. Hierdoor creëer je overzicht en voorkom je dat je dezelfde informatie meerdere keren ontvangt.
7. Neem afscheid van Nieuwsbrieven en Mailinglijsten: Ontvang je dagelijks talloze nieuwsbrieven waar je eigenlijk niet op zit te wachten? Neem de tijd om je uit te schrijven. Een schone inbox begint bij het beperken van onnodige informatie. Zo blijft alleen relevante content over.

Met deze eenvoudige, doch effectieve tips kun je je mailbox weer onder controle krijgen.
Jouw Outlook inbox wordt hierdoor niet alleen opgeruimd, maar blijft hij ook geoptimaliseerd voor een efficiënte werkomgeving.

Heb je nog meer vragen over Outlook optimalisatie of andere IT-gerelateerde zaken?
Laat ons jou helpen jouw organisatie effectiever en productiever te maken door middel van Microsoft 365.
Stel jouw vraag via onze contactpagina.